Организация документооборота на предприятии

Организация документооборота на предприятии

В основе успешного бизнеса любой фирмы лежит правильность и своевременность принятия решений руководством фирмы, гибкое реагирование на изменения ситуации на рынке или на предприятии. Постоянный рост объемов информации, необходимой для принятия управленческих решений, приводит к тому, что приходится получать, обрабатывать и хранить документы в большем количестве, чем раньше. Традиционные методы работы с документами становятся при этом малоэффективными. Кроме того, в современных непростых экономических условиях может теряться гибкость в реагировании на изменения рынка, вследствие чего дальнейший рост компании останавливается. Решению задачи оптимизации документооборота активно способствует динамичное развитие современных компьютерных и сетевых технологий. Поэтому неоценимую роль в деятельности любого предприятия играет эффективная система управления электронным документооборотом СЭД , обеспечивающая бесперебойную циркуляцию его бизнес-потоков. Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности. В офисе производственного предприятия технология работы с документами может быть неразрывно связана с технологией его основной производственной деятельности.

Автоматизация бизнес-процессов в управлении организацией

Современные тенденции в международной стандартизации управления документацией. Анализ зарубежной практики применения стандарта ИСО Стандарты на электронные документы и электронный документооборот в зарубежной практике. Международные открытые стандарты в практике зарубежного документооборота. Роль и основные функции международных организаций по стандартизации в сфере управления документацией.

Без решения данной задачи в области управления документооборотом что автоматизацией канцелярии необъятная тема электронного управления Участники бизнес-процессов должны иметь эффективные средства.

Основной акцент конгресса был сделан на рассмотрение и обсуждение лучших практик применения традиционных и современных безбумажных технологий ДОУ в аппаратах управления крупных компаний, холдинговых структур и банков; опыта реализации Административной реформы и ФЦП"Электронная Россия"; совместимости различных система автоматизации документационного обеспечения управления ДОУ и возможности их интеграции с другими специализированными информационными системами.

Она отметила, что наиболее частая ошибка при внедрении системы электронного документооборота - покупка программного продукта без проведения предварительной экспертизы, выявления проблемных участков в документообороте и анализа перспектив развития компании по развертыванию системы. Такой подход не позволяет качественно улучшить систему ДОУ. Стрельцовой, автоматизированная система — это только инструмент, который помогает облегчить некоторые рутинные операции в работе с документами, но не решает основные наболевшие проблемы компании, такие как, например, постоянный рост объема документооборота и увеличение количества дублирующих друг друга документов, длительность прохождения документов на всех стадиях их обработки, недостаточный уровень исполнительской дисциплины.

Внедрение электронного документооборота должна осуществляться в несколько этапов: Диагностика системы делопроизводства в компании и проведение мероприятий по упорядочению и оптимизации документооборота; 2. Разработка нормативно-методических документов по ДОУ; 3. Разработка и внедрение автоматизированного решения автоматизированной системы делопроизводства и документооборота , поддерживающую разработанную методологию ДОУ.

Такой методологический подход совершенствования системы ДОУ позволяет создать рациональную систему управления документами и повысить эффективность системы управления компанией. Стрельцовой вызвал большой интерес у руководителей управлений делами и служб ДОУ целого ряда компаний, которые находятся на стадии принятия решения о внедрении электронного документооборота. Распечатано с сайта компании"Развитие бизнес-систем" РБС.

Заказать консультацию Управление документами и документооборотом. истемы управления электронными документами в современной организации Управление документами в современных условиях — сложная организационно-техническая задача. Без решения данной задачи в области управления документооборотом организации может воцариться настоящий хаос. Потеря документов, затягивание согласования — эти и многие другие отрицательные последствия неграмотного управления документами можно избежать, внедрив корпоративную систему управления электронными документами.

Тема встречи в декабре - эффективный документооборот и и проблематику управления полномочиями при использовании.

Как выбрать поставщика СЭД? Громоздкость отечественного бумажного делопроизводства давно уже стала притчей во языцех. Российский бюрократизм взращивался в течение десятков, а то и сотен лет, и путь документа через всю вертикаль власти от создания до его согласования и принятия в работу до сих пор занимает не один день. Этот бюрократизм нашел свое продолжение и в частном бизнесе. Для того чтобы исправить такое положение, и были разработаны системы электронного документооборота СЭД , о которых мы поговорим ниже.

Системы электронного документооборота и эффективность бизнес-процессов Отечественные системы электронного документооборота СЭД впервые появились еще в Советском Союзе, в х годах прошлого века. Для начала была автоматизирована работа общего отдела, а затем постепенно, в течение нескольких лет, вся работа с документами ЦК и Политбюро. Официального определения системы электронного документооборота СЭД , утвержденного стандартом, не существует.

По сути, СЭД — это система, позволяющая автоматизировать основные процедуры делопроизводства компании. Она охватывает процессы создания, обработки, тиражирования, передачи, хранения документов, контроля над их исполнением и предназначена для эффективного управления предприятием. При внедрении СЭД на предприятии обычно ставят следующие цели: СЭД — один из главных информационных ресурсов компании, который используется для работы с самыми разными видами и типами документов, интегрируется с другими деловыми системами.

Просто об электронном документообороте

КРОН Анкей Система управления документами, предназначена для автоматизации делопроизводства в корпорации, имеющей достаточно сложную разветвленную структуру, включающую в себя несколько предприятий, насчитывающую более сотни сотрудников и имеющую интенсивный документооборот как входящих и исходящих документов, так и обмен документами между своими подразделениями. Система КРОН предоставляет следующий комплекс функциональных услуг: Документооборот ГП"Центр компьютерных разработок" Комплекс взаимосвязанных систем делопроизводства, банков документов и корпоративных сервисов.

Менеджмент знаний: документационное обеспечение управления. Макович Г. В.,. Организация эффективного документооборота в организации, . повышение эффективности управления бизнес-процессами (потоками задач и.

Таким образом, на форуме был задан основной тренд обсуждения — работа с электронными документами, подписанными электронной подписью ЭП и организация их хранения в архивах. Развитию российского законодательства в этом направлении был посвящён доклад Янковой Валентины Фёдоровны, ведущего специалиста Государственного архива Российской Федерации. Теме — разработке и принятию новых законодательных актов, регламентирующих принятие и хранение электронных документов в государственных и ведомственных архивах, был посвящён и круглый стол, который состоялся во второй половине дня.

Какие проекты законов инструкций и т. Кстати, организаторы форума подготовили для участников -диск, на который записали все действующие в настоящее время правовые акты в сфере документационного обеспечения ссылка на документы. Эта информация весьма полезна при организации не только электронного, но и обычного классического документооборота. Второй день форума был полностью посвящён обсуждению вопроса долговременного хранения в архивах электронных документов подписанных электронной подписью ЭП.

Это порождает много вопросов, в том числе и по долговременному хранению электронных документов в архивах любого уровня. Дело в том что подписанные ЭП электронные документы возможно проверить на аутентичность и целостность только, максимум, в течение 15 лет с даты подписания. Технологии пока не позволяют увеличить этот срок до бесконечности или хотя бы до приемлемого уровня.

В процессе дискуссии был рассказан опыт Норвегии, в которой был принят соответствующий акт, удостоверяющий примерно так:

Новости"1С:Документооборота 8"

Конференция проходила 11 и 12 декабря в здании Мэрии Москвы. Конференция была посвящена вопросам перехода к электронному документообороту. Подробно рассматривались понятие юридически-значимого электронного документа, вопросы выбора, внедрения и эксплуатации систем электронного документооборота. В настоящее время, данная тема как нельзя более актуальна, ввиду возросших объемов документооборота, интенсивности и скорости обмена документами. Решения, предлагаемые разработчиками ПО, позволяют решить большинство проблем, связанных с бумажным документооборотом за счет их автоматизации и перевода электронную форму.

Управление рабочим временем - одна из важнейших эффективным и оправданным с точки зрения бизнеса. их интеграции с системами управления документооборотом, . Популярные статьи по теме.

Электронный документооборот - - Банк Сохраненная копия Похожие В рамках автоматизации процесса обработки документа в организации с момента Система электронного документооборота обязательно включает Электронный документооборот на предприятии: Информатика Сохраненная копия Электронный документооборот — Информатика, программирование В рамках автоматизации процесса обработки документа в организации с Реферат - Электронный документооборот - Информатика Сохраненная копия Реферат: Другое, Документооборот , Загружено: Необходимость в автоматизации управления документооборотом разные организации сегодня видят по-разному: Электронный документооборот Информатика, программирование читать онлайн или скачать бесплатно регистрация входящих в организацию документов, исходящих из организации документов и внутренних документов; учет резолюций, выданных по документам руководством организации Читать ещё Реферат: Информационное обеспечение, программирование Тут найдется полное раскрытие темы -Системы электронного документооборота , Загружено: Перечислим те из них, в Читать ещё Электронный документооборот 3 Федеральное агентство по образованию Гуманитарный факультет Какие же локальные нормативные акты и методические документы должны существовать в организации , чтобы обеспечить правовую основу электронного документооборота?

Перечислим те из них, в которых должно быть отражено создание и использование электронных документов:

Электронный документооборот как способ оптимизации бизнес-процессов

Реквизиты документов 7 1. Неоспорима важность сохранности и умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения бизнеса. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации или, еще хуже, ее утрата может привести к потере всего бизнеса. На любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации.

Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота, которым и посвящена данная работа.

Заместитель начальника Управления — начальник департамента эффективного документооборота в государственном управлении в прозвучала в выступлении О.В. Наумова тема нехватки специалистов, . Докладчице удалось показать прямую зависимость эффективности бизнеса от внедрения СЭД.

Завершающими стадиями работы с внутренними документами: Регулирует отношения, возникшие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, применении информационных технологий, обеспечении защиты информации. Регламентирует единые правила организации работы с документами государственных органов и органов местного самоуправления. Регулирует обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе; [5] Рисунок 1 — Структура нормативно-правового регулирования работы с документами.

Регулирует отношения, связанные с установлением, изменением и прекращением режима коммерческой тайны в отношении информации, составляющей секрет производства. Регулирует соблюдение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов; [10] - Гражданский Кодекс Российской Федерации, принят 30 ноября году по состоянию на Устанавливает единые правила к оформлению устава, учредительного договора, бухгалтерских документов. Ряд статей кодекса устанавливает обязательность документирования, виды и разновидности документов, созданных при совершении актов гражданских взаимоотношений, устанавливаются требования к их оформлению; [11] - Трудовой Кодекс Российской Федерации, принят 30 декабря году по состоянию на 9.

1С:Документооборот

Приложение 1 Введение Документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов. Применительно к бухгалтерскому учету можно сказать, что документ - это закодированное определенным образом и зафиксированное на специальном носителе информационное сообщение свидетельство , удостоверяющее, что факт хозяйственной жизни или существует, или совершен, или должен быть совершен Козлова Е.

Бухгалтерский учет в организациях. Документация - это способ оформления хозяйственных операций с помощью документов в момент их совершения. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им.

источники на тему: «Документооборот», «Управление проектами», « Системы РЕФЕРАТ с. экономическая эффективность от внедрения системы. . оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения.

Очевидно, что систем документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности, как следствие, информационные системы, автоматизирующие частные виды документооборота, развиваются по направлению массовости. Преимущества электронного документооборота Экономия времени: Благодаря центральной базе данных, регулярно создаются резервные копии файлов, благодаря чему исключается возможность того, что документ будет безвозвратно потерян, если его забудут в самолёте, случайно или преднамеренно уничтожат или же просто сгинет в офисном беспорядке.

Совершенно исключается потеря времени на поиски файлов и документов, которых, по какой-то причине, не оказалось на своём месте. Более адекватное использование физического пространства и техники: В зависимости от статуса и актуальности информации, документы и файлы могут безопасно удаляться по истечении срока их хранения. Управление данными не только помогает соответствовать корпоративным нормам, но и способствует более адекватному использованию места для хранения.

Повышение прозрачности внутренней работы предприятия: СЭД системы электронного документооборота позволяют руководителям наблюдать за статусом документа, на протяжении всех этапов его согласования и утверждения. В дополнение к этому, СЭД позволяет моментально и легко вызвать не только запрашиваемый файл, но также и полный отчёт о том, кто его создал, кто имел к нему доступ и кто его редактировал.

Ведение личной истории каждого файла и сопутствующей документации: СЭД позволяют централизованно управлять взаимоотношениями с клиентами и поставщиками.

Управления документами и бизнес-процессами . реферат

Систем электронного документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности. При необходимости можно автоматизировать любой частный документооборот. Функции и эффективность ЭДО Набор необходимых функций ЭДО определяется задачами, стоящими перед автоматизацией документооборота в компании. Базовые функции ЭДО могут быть следующими: Эффективность использования электронного документооборота в организациях оценивается количественно и качественно.

Количественные показатели могут быть измерены и оценены с точки зрения материальных и временных затрат:

Тема делопроизводства в системе управления имеет сейчас большую актуальность. Эффективность управления предприятием зависит от того, на сколько хуже ее утрата) может привести к потере всего бизнеса., страница 1.

Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении. Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения. Установление порядка движения документов или управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой информации, ее быстрый поиск и снабжение ею потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами.

Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения. Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика или от получения до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота - оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.

Какая бы технология обработки документов ни использовалась, организация документооборота должна основываться на определенных принципах, или правилах, обеспечивающих оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени. К таким принципам организации документооборота относятся следующие: Соблюдение этих принципов позволяет улучшить документационное обеспечение аппарата управления за счет: Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров.

К качественным характеристикам документооборота относятся: Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей - потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Документооборот в учреждении осуществляется в виде документопотоков, циркулирующих между пунктами переработки информации руководители, специалисты и пунктами технической обработки документов регистрация, копирование и тиражирование, прием, отправка, формирование дел и т.

Олег Брагинский. ТРАБЛШУТИНГ 110. Эффективный документооборот


Узнай, как мусор в"мозгах" мешает тебе эффективнее зарабатывать, и что ты лично можешь сделать, чтобы ликвидировать его полностью. Нажми здесь чтобы прочитать!